Ведение бухгалтерского учёта в Магасе

Что такое ведение учёта на практике

Формулировка «ведём бухгалтерию» звучит обтекаемо, поэтому распишем, из чего складывается работа в течение месяца.

Ежедневно: приём и обработка первичных документов — накладные, акты, счета-фактуры, УПД. Разнесение банковских выписок. Отражение операций в учётной системе.

Еженедельно: сверка расчётов с контрагентами, контроль поступления закрывающих документов, проверка полноты первички за период.

Ежемесячно: расчёт зарплаты, НДФЛ и страховых взносов, подача уведомлений по единому налоговому счёту, персонифицированные сведения, закрытие месяца.

Ежеквартально и по итогам года: расчёт налогов, декларации, отчётность по сотрудникам, бухгалтерская отчётность. Плюс постоянный фон — ответы на требования налоговой и сверки по расчётам с бюджетом.

Почему учёт нельзя вести раз в квартал

Распространённая схема: документы копятся, бухгалтер разбирает их перед сдачей отчётности. Формально сроки соблюдены, а по факту возникает несколько проблем.

Первая — данные не совпадают с реальностью. Остатки на складе, расчёты с контрагентами, дебиторка существуют в базе в состоянии трёхмесячной давности. Принимать решения по таким цифрам нельзя.

Вторая — ошибки обнаруживаются поздно. Если контрагент не прислал закрывающие документы в мае, в июне это ещё можно исправить, а в конце квартала он уже не отвечает.

Третья — пропущенные сроки. Уведомления по ЕНС подаются ежемесячно, ЕФС-1 при приёме сотрудника — на следующий рабочий день. Квартальный ритм такие сроки не ловит в принципе.

Четвёртая — авральное закрытие. Когда трёхмесячный объём разбирается за неделю, ошибки неизбежны, и это уже вопрос статистики, а не квалификации.

Что влияет на стоимость

Количество первичных документов в месяц — основной фактор. Система налогообложения: на общей системе работы существенно больше. Число сотрудников: зарплата и кадры это отдельный участок.

Наличие НДС и выбранная ставка. Специфика: производство с себестоимостью, внешнеэкономическая деятельность, маркетплейсы, обособленные подразделения.

Отдельно оценивается состояние учёта на входе. Если есть незакрытые периоды или расхождения с налоговой, потребуется восстановление — это разовая работа, и её стоимость называется отдельно.

Опасения, которые высказывают чаще всего

«Придётся всё переделывать в вашей программе». Не обязательно. Если у вас своя база 1С — подключаемся к ней и работаем в ней же. Если базы нет, ведём на своей стороне и передаём выгрузку по запросу. Переносить учёт куда-то насильно не станем.

«Мой бухгалтер обидится и всё запутает при передаче». Ситуация встречается, поэтому приём учёта мы начинаем с осмотра: смотрим, что реально есть, и фиксируем состояние. Если чего-то не хватает, это выясняется сразу, а не через полгода.

«Не хочу отдавать доступ к своим деньгам». Доступ к расчётному счёту нам не нужен. Платёжки готовим, а подписываете и отправляете их вы. Для учёта достаточно выписки — только чтения, без права распоряжения.

Как понять, что учёт ведётся плохо

Несколько признаков, которые видны собственнику без бухгалтерского образования.

Вы не можете быстро получить ответ на простой вопрос: сколько нам должны, сколько должны мы, какая прибыль за месяц. Если для этого нужна неделя — данных в учёте нет, есть папка с документами.

О налогах вы узнаёте в день платежа или после. Нормальная практика — знать сумму заранее, чтобы деньги были на счёте.

Требования из налоговой становятся неожиданностью, а ответ на них готовится в последний день.

Отчётность сдаётся в последние часы срока. Иногда это неизбежно, но если так каждый квартал — значит работа идёт авралами.

Инвентаризация не проводилась ни разу или её результаты никто не смотрел. Значит остатки в базе давно разошлись с реальностью.

Чем ведение отличается от разовой сдачи отчётности

Это разные услуги, и путаница между ними приводит к неприятным сюрпризам.

Разовая сдача — вы ведёте учёт сами, а нам передаёте данные для расчёта налогов и отправки отчётов. Дешевле, но работает только при условии, что учёт у вас в порядке. Если данные неполные или неверные, отчётность будет такой же: мы считаем по тому, что дали.

Ведение — это работа с первичкой в течение всего периода. Мы видим документы по мере поступления, замечаем нехватку закрывающих, ловим ошибки до того, как они попали в декларацию. Отчётность в этом случае — итог работы, а не отдельное действие.

Есть и промежуточный вариант: вы ведёте первичку и банк, мы берём расчёт налогов, зарплату и отчётность. Так работают компании, где есть свой человек на документообороте, но нет квалификации для налоговой части.